“在會展業界有一些比較知名的演講人,行業內大會都會邀請……”“同樣一群人,在不同的地方,上臺講著同樣的話題……”一個圈子不大、專家有限、活動多多的行業,“如何把活動做得有吸引力,有可持續性,有賣點?”是每一位會展行業活動組織者和參與者都關注的問題。業界一位資深人士在為學習型會展組織者活動進行演講籌備時曾真誠地表示:“我一定要對的起大家的時間。”

　　可以說,請對演講人并引導他們分享受眾最關注的新觀點,是一個行業活動成為品牌活動不可替代的保障,也是活動組織者對行業認知、走向和需求把握能力最直觀的體現。“作為行業中的知識服務提供商,在長期授課的過程中,我知道受眾期盼什么,因此能夠很敏銳的在結構上、角度上甚至現場互動技巧上給演講人提出建議。”將于8月11-12日舉辦的“學習型會展組織者交流大會”策劃人馬國宜在接受會展中國采訪時表示。

　　如何進行演講者“有效管理”?

　　“在第一輪溝通的時候,通常來說我會和演講人見面,提煉出這一次演講的要點,告訴演講人他們演講的價值,讓他們充分重視并把握住這個機會,為大家呈現精彩的演講。”馬國宜告訴會展中國,“第二輪溝通是提醒,也是管理,從演講方式、演講內容兩方面給演講人提要求。”

　　馬國宜表示,“對一個會議來說,幾個人在臺上討論,或者一個嘉賓在臺上講,都是內容的呈現方式。我們倡導適當組合保持多元性,但是個人演講應占較大比例。并且在會前會議組織者和演講者必須要有溝通,這個溝通是基于策劃人對行業的了解,以及在調研過程中發現的與會者關注點。我們用這樣一個流程確保參會者來了以后,聽的東西確實是對他有用的。”

　　“在會展業界有一些比較知名的演講人,各個大會都會邀請。雖然他們不是第一次演講,但如果我們仍覺得他今年的一些新做法、新想法會對大家很有價值,那我們就會協商,讓他在大會上從新的角度進行演講,或是對演講內容進行升級。我覺得作為一個大會,它的價值在于對行業的引領作用,就是帶著大家看的更長遠、看的更廣、更深。”

　　在談到如何處理演講者臨時變更時,馬國宜表示,“ 遇到演講人臨時通知不能出席的情況,因為一直保持持續溝通,我們可以及早應對。今年大會我補充上的分享者有hofo的聯合創始人,她會分享hofo從連續兩屆服務淘寶造物節、連續三年服務極客公園創新大會等活動中收獲的策劃體驗。此外還有通聯國際的負責人來分享與行業深度融合的做法及價值,這兩個話題都非常棒。在這一點上,我的感受是,通過流程管理和積極的態度,我們可以盡量降低不利影響,確保活動的一貫品質。”

　　認真地當個演講人也是一次自我總結、理論升華的過程

　　對于參與大會的演講人來說,他個人能得到以下收獲:一、提煉整理自己的經驗,讓思路更清晰;二、可以學習到演講人管理流程及模板;三、可以在內容結構、表現形式方面得到更好的建議,關于如何做一場令人印象深刻的商業演講。對于他們所在的公司來說,也有利于建立好的品牌形象,拓展伙伴關系。從更深層次來說,分享并和大家一起進步,這對許多人來說本身就是一種快樂!

　　“今年我和演講嘉賓之一——CES亞洲執行董事李偉第一次約談時,我們在溝通中一起商討演講角度,書面總結內容要點。之后如同每年做例行的指南、提醒,在會前4周他就發來第一稿。隨即又約我溝通,我提供建議,他謙虛的調整了內容再次發來。在這個過程中我感受到認真的態度是互相影響的,會展組織者特別懂得彼此,李總說,‘如果我答應了你,就一定要做好。我很懂演講人不能出席時主辦方的感受。’”

　　馬國宜表示,這樣認真負責的演講者非常多,例如中聯慕尼的董事會主席彭慶芝,她往年為演講籌備時曾說過,“我一定要對的起大家的時間。” 又如,成都世紀城新國際會展中心總經理左霖在活動主持人時,會提前兩周就寫稿,并和活動策劃人保持電話溝通,做好充足的籌備工作。在新技術應用思路方面,中國畜牧業協會副秘書長劉強德帶領的會展部團隊在整個行業都是首屈一指的,如果大會涉及到技術應用方面的話題,劉強德總是最早被考慮到的演講人。但是演講內容不能每年一樣,所以就很明確的提出必須是過去一年的新體會,是升級版的內容,而不能和以前一樣。

　　“重要的是通過流程、通過主辦方表達的信息,讓大家覺得這個活動值得被這樣對待。一旦主辦方通過自己的行動和流程激發了演講人來認真對待,那么結果就會皆大歡喜。”馬國宜表示。

　　演講者:貼心和專業體現組織者對活動的責任感

　　“在從接受邀請到最終分享的整個溝通過程中,馬老師給我的印象就是貼心和專業。在溝通方式上,她非常注重受邀人的感受并且做了有效溝通,先后通過微信、電話、郵件等方式進行聯絡和確認,每次都很好地顧及了我當時的事務和安排。”今年的演講嘉賓——科印傳媒會展部總經理劉軼平告訴會展中國。

　　“作為一個活動組織者,更打動我的是馬老師的專業性。她了解同行想聽什么、該聽什么,能在有限的時間內選出最有意義的內容。”劉軼平表示,“首先,她對內容有目標、有要求。當時馬老師先談了她感受到我們公司今年組織活動的一些變化,聽了我的思路之后,才提出邀請我來分享給同行,這是對演講內容定位的第一步。之后她很好地定義和規范了我的演講范圍,提煉了題目,這對我很有幫助。其次,馬老師很善于對時間點進行把控,她為所有演講者提供了一份《會展交流日演講籌備指南》,不僅內容細致實用,按照所列提綱來寫稿時間恰到好處,并且還預留了修改建議的時間,讓我印象深刻。”

　　“上周馬老師發了一封提醒郵件,里面特別提醒有兩位演講人發生變化。我們也時常遇到演講人臨時變更的情況,基本就是默默接受和更改。但馬老師的處理方式更高一層,她把這種變化告知參會者,并且接受可能帶來的贊譽或者抱怨,這種心態和處理方式特別好,讓我感受到了組織者對活動的責任感和對參會者的尊重。”劉軼平說,同為會展活動組織者,她在這個當“準”演講人的過程中,就學到了對演講人管理的最有效的方法。